采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發(fā)票校驗三個組件。

　　一、采購管理的內(nèi)容

　　1、采購計劃管理

　　采購計劃管理主要是為企業(yè)提供及時準確的采購計劃和執(zhí)行路線，并對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務(wù)計劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購單生成流程。

　　2、采購訂單管理

　　采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進行準確的跟蹤，實現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現(xiàn)對采購存貨的計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進行在線采購。

　　3、采購財務(wù)管理

　　發(fā)票管理是采購財務(wù)管理中采購結(jié)算管理的重要內(nèi)容，采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。

　　4、采購檔案管理

　　二、采購管理的三個層次

　　1、交易管理，簡單購買

　　較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監(jiān)督。其特征為:

　　1)圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order);

　　2)與供應(yīng)商較容易的討價還價;

　　3)僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件;

　　4)被動地執(zhí)行配方和技術(shù)標準。

　　2、采購管理

　　管理人員在對前期大量訂單的處理后，隨著自身經(jīng)驗和管理技能的提升，很容易意識到供應(yīng)商管理的重要性。同時，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：

　　1)圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應(yīng)商建立長久的關(guān)系;

　　2)加強了對供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟批量、最小訂單量和訂單完成率;

　　3)重視供應(yīng)商的成本分析;

　　4)開始采用了投標手段;

　　5)加強了風(fēng)險防范意識。

　　3、策略性采購，供應(yīng)鏈管理

　　目前比較新的概念策略性采購，其特征是:

　　1)與供應(yīng)商建立策略性伙伴關(guān)系;

　　2)更加重視整個供應(yīng)鏈的成本和效率管理;

　　3)與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對消費者的影響;

　　4)尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作;

　　5)充分利用諸如跨地區(qū)，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購;

　　6)更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標手段。

　　集中采購的手段正越來越多的被公司采用。集中的概念可以說包含兩層含義：集中集團內(nèi)各分公司/各工廠的采購量;采購量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來的節(jié)省。更進一步的工作，是進可能地減少材料的規(guī)格或標準，以圖從供應(yīng)商在原料采購和生產(chǎn)加工收益中帶來節(jié)省。

　　三、采購管理的誤區(qū)（相關(guān)文章：教你如何解決采購部門工作效率低、內(nèi)耗嚴重的問題）

　　采購、外協(xié)工作在企業(yè)運營中地位十分重要，它的影響往往最直接、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上。然而，目前不少企業(yè)的采購都存在管理的誤區(qū)，有些幾乎已成通病。

　　1、采購只要保證“貨比三家”就行了

　　“貨比三家”在采購管理上，把這種采購方式叫作“詢價采購”或“選購”。很多企業(yè)的管理者通常要求負責(zé)采購的工作人員申報采購方案時都要提供至少三家報價，管理者審批就看有沒有三家的比價，再選一個價格合適的。

　　但你覺得這樣的管理方法有沒有問題呢?其實，很多管理者都可能會發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常會失靈：這三家是怎樣選出來的?中間的代理商算不算數(shù)?同樣類別的采購這次審批的三家和上次的三家是不是同樣三家?會不會有申報者通過操縱報價信息影響審批者決策的可能?為了防備這種可能，我們往往又要求采購工程師只提供客觀的報價而不能有任何主觀評價，結(jié)果上邊的問題依然存在，又屏蔽了可能有用的決策支持信息，還免除了申報者的責(zé)任。

　　為什么“貨比三家”還不管用?這并不是“詢價采購”方式本身的問題，而是沒有配套的合格供方管理機制。在這種情況下，采購的管理者最終簽字選擇供應(yīng)商，表面上擁有絕對的決策權(quán)，但由于采購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權(quán)。這種管理模式不改變，無論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。

　　解決這個問題的關(guān)鍵是要給采購人員的詢價活動制定一個范圍，這就是“合格供方評審”?！昂细窆┓皆u審”本是質(zhì)量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照一個質(zhì)量、成本等方面的標準，劃定一個范圍。這個范圍可以由企業(yè)高層管理者直接決定，也可以由一個委員會決定。總之，采購執(zhí)行人員不能單獨決定這個范圍，也不能跳出這個范圍活動，并要對每次采購活動中這個范圍內(nèi)的決策支持信息負責(zé)。

　　2、招標“一招就靈”

　　很多管理者認為招標客觀、公平、透明，覺得采取招標的方式引入競爭，降低成本，就算完事了。但有時候招標也不是“一招就靈”。為什么要招標?什么情況下該招標?還有什么情況可以采用更合適的采購方式?這涉及到采購方式選擇的問題。目前，常用的采購方式主要有：招標采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。

　　競爭性談判：招標時，你可能會遇到投標人數(shù)量不夠，或者投標人價格、能力等不理想，有時反復(fù)招標還是不成，是否繼續(xù)招標等問題。其實，這時候我們沒有必要非認準招標不可，大可以采取“競爭性談判”的方式。競爭性談判的方法與招標很接近，作用也相仿，但程序上更靈活，效率也更高一些，可以作為招標采購的補充。

　　詢價采購(即選購)：對于我們已經(jīng)很好掌握了成本信息和技術(shù)信息的采購商品(包括物資或服務(wù))，并有多家供應(yīng)商競爭，我們就可以事先選定合格供方范圍，再在合格供方范圍內(nèi)用“貨比三家”的詢價采購方式。

　　單一來源采購：如果我們已經(jīng)完全掌握了采購商品的成本信息和技術(shù)信息，或者只有一兩家供應(yīng)商可以供應(yīng)，公司就應(yīng)該設(shè)法建立長期合作關(guān)系，爭取穩(wěn)定的合作、長期價格優(yōu)惠和質(zhì)量保證，在這個基礎(chǔ)上可以采用單一來源采購的方式。

　　合理運用多種采購方式，還可以實現(xiàn)對分包商隊伍的動態(tài)管理和優(yōu)化。比如，最初我們對采購內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息不夠了解，就可以通過招標來獲得信息、擴大分包商備選范圍。等到對成本、技術(shù)和分包商信息有了足夠了解后，轉(zhuǎn)用詢價采購，不必再招標。再等到條件成熟，對這種采購商品就可以固定一兩家長期合作廠家了。反過來，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價范圍或招標來調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商或?qū)献鲝S家施加壓力。

　　3、檔案保存好，采購信息就都留下來了

　　有些管理者意識到采購管理是存在問題的，要求相關(guān)人員把所有和采購相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，留著有條件時分析信息、改進工作。

　　但實際上，從這些保存完好的采購檔案中，往往得不到多少有用的信息，這在很大程度上是由于采購工作過程不夠規(guī)范引起的。比如，規(guī)范的采購管理要求在詢價時供應(yīng)商應(yīng)對不同規(guī)格型號的設(shè)備單獨報價，但采購人員往往把不同規(guī)格型號的設(shè)備打包詢價，有時甚至把不同類型的設(shè)備打包詢價，而且每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息就無法落實到具體產(chǎn)品，也就無從比較，在管理者決策時還是無法判斷本次采購價格是高是低。

　　四、提高采購工作效率的十大方法

　　1、有計劃的工作：在每天結(jié)束前要把今天未完成的事情，以及明天需要做的事情做出一個計劃，記錄下來，逐個或交叉處理。

　　2、養(yǎng)成職業(yè)習(xí)慣：作為一個優(yōu)秀的采購人員，應(yīng)該養(yǎng)成一個好的職業(yè)習(xí)慣，要有成本概念，利潤思維，風(fēng)險意識、統(tǒng)籌能力、交流溝通的好習(xí)慣。

　　3、收集產(chǎn)品信息：要做到不管了不了解這個產(chǎn)品，都要采取各種方法，盡最大努力去收集產(chǎn)品的信息。

　　4、學(xué)會主動與人溝通、交流：溝通時所有工作中都極為重要的一環(huán)，要經(jīng)常與車間，倉庫，打樣車間、品質(zhì)的相關(guān)人員接觸，便于了解產(chǎn)品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。

　　5、難點重點總結(jié)：要按時將工作中遇到的各種問題和解決方法做個簡短的書面總結(jié)，便于自己以后總結(jié)經(jīng)驗。

　　6、訂單的跟蹤：對工作要有責(zé)任心，認真嚴謹，不要盲目相信供應(yīng)商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應(yīng)商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風(fēng)險或其它東西。做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計，及配合相關(guān)部門做好工作。

　　7、做事有條理：要將所做過的工作，處理好的事，沒有處理好的事都做一個記錄，有條理的去工作。對于未完成的事情要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。

　　8、做好工作總結(jié)：每個月都應(yīng)做一個簡短的總結(jié)，從工作量、工作內(nèi)容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等各個方面著手，分析本月的成果和問題。

　　9、供應(yīng)商的管理：對于供應(yīng)商，要學(xué)會用有效的條款文件去約束他們，而不是盲目相信，放任自由，要讓他們能夠較為主動地配合工作，及時解決問題。

　　10、問題處理：對于問題的處理要敏捷果斷，出了問題要及時向上級匯報，并有自己較好的處理建議提供，能與供應(yīng)商做個合適的談判結(jié)論。

更多資訊敬請關(guān)注智造家行業(yè)資訊頻道